La dématérialisation des échanges entre partenaires commerciaux est l’un des axes d’amélioration les plus pertinents pour maximiser les performances d’une entreprise. En cela, l’utilisation des flux EDI en remplacement des échanges classiques s’avère particulièrement utile. L’EDI permet à la fois de gagner temps et argent tout en améliorant les relations clients-fournisseurs.
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Qu’est-ce que l’EDI ?
Pour obtenir la définition de l’EDI, il suffit de traduire son sigle. « EDI » signifie littéralement « Electronic Data Interchange » que l’on traduit généralement en français par « Échanges de Données Informatisées ». L’EDI est donc un système de communication numérique visant à échanger des informations d’ordinateur à ordinateur. Ce système est tout spécialement destiné aux échanges clients-fournisseurs. Il prend en effet en charge le transfert de documents commerciaux (tels que les factures, les bons de commande, les bons de livraison, les devis, etc.) de façon dématérialisée et automatisée. Ces documents sont transmis d’un système informatique à un autre sous forme de langage codé. Les informations reçues sont ensuite traduites par un logiciel spécifique qui les transforme en données compréhensibles et utilisables.
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L’EDI est l’un des systèmes d’échange les plus utilisés en entreprise. Il vient remplacer les transactions par courrier, fax ou e-mail, permettant de réduire à la fois les coûts, les risques d’erreur et les délais.
EDI : différents types et différents formats
On distingue différents types de systèmes EDI. Le type d’EDI choisi par l’entreprise dépendra de ses ressources et de ses besoins. L’EDI Point-à-Point utilise par exemple des connexions individuelles pour chaque partenaire tandis que l’EDI par réseau privé utilise un réseau VAN et des boîtes numériques collectives. On peut également citer le Web EDI conçu pour les petites et moyennes entreprises n’ayant besoin que d’échanges ponctuels via des formulaires en ligne. L’EDI externalisé fonctionne quant à lui via des ressources externes. Enfin, l’EDI Mobile, toujours en cours de développement, fait appel à des échanges de données entre smartphones.
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Le principe de l’EDI est de transmettre rapidement et automatiquement des documents commerciaux sous forme de données standardisées. Ce type d’échange se base pour cela sur un langage codé spécifique, qui doit être commun entre les deux communicants. Les systèmes informatiques interconnectés des deux partenaires respectifs doivent en effet pouvoir se comprendre et traiter l’information reçue. Parmi les principaux formats EDI utilisés, on retrouve couramment le format Edifact, le XML, le Tradcom et l’ANSI.
Flux EDI : comment les mettre en place
Mettre en place un système d’échanges de données informatisées au sein d’une entreprise nécessite l’accompagnement d’une société experte qui assurera l’implémentation du progiciel EDI ainsi que la configuration du système d’échange. Les partenaires commerciaux devront en effet s’accorder en amont sur un format EDI commun afin de garantir des échanges fiables et rapides.
La mise en connexion des clients et fournisseurs souhaitant communiquer via un EDI ne pourra se faire qu’après la mise en connexion de leurs deux systèmes informatiques et l’installation de logiciels de gestion spécifiques ainsi que de traducteurs. Ces derniers sont en effet indispensables pour transformer les données reçues en informations exploitables.
