La gestion des documents est une partie importante dans la vie organisationnelle de chaque entreprise. Il s’agit d’un travail de longue haleine requérant l’utilisation d’outils particuliers.
Plan de l'article
En quoi consiste la gestion des documents ?
La gestion des documents au sein d’une société consiste en la conception, la production, la diffusion et le suivi de tous documents pouvant attester de ses activités. Cela concerne entre autres les lettres administratives, les circulaires, les papiers transactionnels, les courriers en tout genre, les supports publicitaires et bien plus encore. Certains documents demandent parfois un enrichissement supplémentaire, une personnalisation ou encore la conversion vers un ou plusieurs autres formats. Tout ceci est en fonction des besoins de l’entreprise elle-même.
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Un travail de longue haleine
La gestion des documents regroupe un ensemble considérable de tâches, sans compter la diversité des documents à s’occuper. Plus le nombre d’interlocuteurs est élevé, plus le travail devient plus dur également. Ce tableau dépeint un travail spécialement difficile. Sa multiplicité augmente forcément son coût. Non seulement la gestion documentaire d’entreprise est coûteuse, mais elle est aussi chronophage. Heureusement, les solutions « éditiques » et organisationnelles destinées aux professionnels permettent désormais d’automatiser partiellement ou entièrement toutes ces tâches. Et conséquemment, un processus automatisé signifie un coût réduit.
La solution : la dématérialisation
La dématérialisation semblerait être la solution à tous ces problèmes quant à la gestion de documents. Également connu sous le nom de dématérialisation « numérique » ou « électronique », ce procédé consiste à éliminer le maximum de papier en faveur des données saisies et entrées directement dans un ordinateur et éventuellement envoyées vers un serveur ou une solution de stockage en ligne ou dans les nuages.
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Toutes les entreprises se tournent actuellement vers la dématérialisation. Son premier avantage serait sans doute l’accès facilité aux informations à la fois par les employés de l’entreprise que par ses clients grâce à leur version numérique. Il s’agit aussi d’un outil stratégique permettant la sécurisation des données et la réduction des coûts, notamment en soustrayant la valeur des papiers et leur entreposage.
Les limites de la dématérialisation
Certes, nous pouvons actuellement dématérialiser tous les documents d’une entreprise. Cependant, il est encore impossible d’éliminer à 100 % les paperasses, parce que l’administration peut encore demander les documents dans leur version originelle (en papier). C’est souvent obligatoire pour l’authentification des différents statuts par une entité publique. Cela constitue la seule et unique limite de la dématérialisation jusqu’à présent.
Faire appel à un professionnel
La dématérialisation pourrait se faire en interne via l’embauche d’un archiviste. Toutefois, chacun peut aussi contacter un professionnel pour cette tâche. La performance de son travail est supérieure grâce à l’usage de solutions particulières, d’une équipe compétente et de méthodologies ayant déjà eu des résultats satisfaisants de par le passé. Il est tout à fait possible de contacter un professionnel pour la mise en place d’un système efficace de gestion des documents électroniques également. En effet, ce dispositif simplifierait l’accès, le contrôle et l’usage de chaque document par les collaborateurs et les clients.
Les avantages d’une gestion efficace des documents
Une gestion efficace des documents offre de nombreux avantages pour une entreprise. Cela permet de gagner en productivité et en efficacité. En ayant accès rapidement aux documents dont ils ont besoin, les employés peuvent travailler plus rapidement et prendre des décisions éclairées. La recherche d’informations devient beaucoup plus facile grâce à un système bien organisé de classification et de stockage des documents.
Une gestion efficace des documents contribue à améliorer la qualité du service client. Lorsqu’une demande est faite par un client, il faut pouvoir y répondre rapidement et avec précision. Grâce à une bonne gestion documentaire, les informations nécessaires sont accessibles instantanément, ce qui permet de fournir des réponses rapides et personnalisées.
Une gestion efficace des documents garantit aussi la conformité aux réglementations en vigueur. Dans certains secteurs d’activités comme celui de la santé ou de la finance par exemple, il existe des règles strictement définies concernant le traitement et l’archivage des données sensibles. Un système performant permettra donc à l’entreprise d’être en règle avec ces exigences légales.
Un autre avantage majeur d’une bonne gestion documentaire réside dans la sécurisation des informations confidentielles. Les entreprises manipulent souvent des données sensibles telles que les coordonnées bancaires des clients, les informations médicales ou encore des secrets de fabrication. Il faut disposer d’un système performant qui facilite la collaboration entre tous ses acteurs quel que soit leur emplacement géographique.
La gestion efficace des documents est indispensable pour chaque entreprise souhaitant optimiser ses performances. Elle offre divers avantages tels qu’une meilleure productivité, une amélioration du service clientèle ainsi qu’une conformité aux réglementations en vigueur. Elle assure aussi sécurité et confidentialité aux données sensibles de l’entreprise, tout en favorisant la collaboration entre les équipes. Il est donc primordial pour toute entreprise de mettre en place un système de gestion documentaire efficace et adapté à ses besoins.
Les outils et solutions pour une gestion des documents optimale
Pour assurer une gestion des documents optimale, il existe aujourd’hui de nombreux outils et solutions disponibles sur le marché. Ces technologies permettent d’automatiser et de simplifier les processus liés à la gestion documentaire, offrant ainsi un véritable gain de temps et d’efficacité pour les entreprises.
L’un des outils les plus couramment utilisés est le système de Gestion Électronique de Documents (GED). Ce type de solution permet aux entreprises de stocker, organiser et rechercher facilement leurs documents électroniques. Les fonctionnalités avancées incluent souvent la possibilité d’indexation automatique des fichiers, la mise en place d’une hiérarchie arborescente pour classer les documents par catégories ou encore l’accès sécurisé aux informations grâce à des droits d’accès définis.
Un autre outil essentiel dans une gestion documentaire efficace est le logiciel de workflow. Cette solution permet d’automatiser les processus métier en définissant des étapes pré-définies pour chaque document. Chaque collaborateur sait quelles actions effectuer sur un document donné et peut suivre son évolution tout au long du workflow. Cela facilite grandement la collaboration entre différents services au sein de l’entreprise.
Les plateformes collaboratives sont aussi très utiles dans une gestion des documents optimale. Ces plateformes offrent un espace centralisé où tous les membres d’une équipe peuvent partager, modifier et commenter des fichiers en temps réel. Cela favorise le travail collaboratif et assure que toutes les versions du document sont toujours accessibles.
On peut citer l’utilisation croissante de l’Intelligence Artificielle (IA) dans la gestion documentaire. L’IA permet notamment d’automatiser certaines tâches récurrentes et fastidieuses, telles que l’extraction des données à partir de documents structurés ou non structurés. Elle peut aussi être utilisée pour analyser les informations contenues dans les documents et en extraire des insights précieux.
Une gestion des documents optimale nécessite l’utilisation d’outils et de solutions adaptées aux besoins spécifiques de chaque entreprise. Que ce soit grâce à un système de GED, un logiciel workflow ou une plateforme collaborative, ces technologies offrent un gain significatif en termes d’efficacité et facilitent grandement le travail quotidien des employés. Pensez à bien choisir judicieusement ses outils afin d’optimiser sa gestion documentaire et maximiser ses performances globales.
